In Italia e nel mondo Executive Congress – agenzia congressuale specializzata
 nell’organizzazione di congressi, corsi ECM, meeting e fiere

Affidare la realizzazione di un congresso o di una convention nazionale o internazionale ad Executive Congress significa garanzia di un servizio altamente affidabile e specializzato, portato avanti da un’azienda giovane che sarà lieta di seguirvi passo passo dalle fasi preliminari alla messa in opera: fondiamo una particolare freschezza di idee e di soluzioni personalizzate per ogni cliente con tutta l’esperienza tipica della grande azienda.

PASSO A PASSO VERSO L’EVENTO:
Il nostro obiettivo principale è quello di superare le aspettative della committenza fin dalle prime fasi dell’organizzazione. Attraverso la nostra disponibilità, competenza, esperienza e fantasia, ci prendiamo cura di ogni singolo step:

- Studio preliminare dei goal di marketing dell’Azienda
- Pianificazione del budget congressuale e del relativo programma, in collaborazione diretta con il cliente
- Compilazione del preventivo iniziale, mantenuto sempre aggiornato con gli sviluppi della situazione
- Coordinamento e mantenimento dei contatti con Autorità ed Enti pubblici, fornitori, sponsor, stampa e relatori
- Gestione di tutta la parte relativa alla segreteria amministrativa e congressuale, con un monitoraggio costante delle spese ed un’attenzione particolare al mantenimento del budget iniziale
- Proposta di un’ampia scelta di location esclusive e di grande impatto, compatibili con l’immagine dell’evento e con il numero dei partecipanti
- Cura dei rapporti con gli hotel e le strutture congressuali
- Gestione delle iscrizioni e mantenimento dei contatti con gli iscritti
- Creazione di un database che contribuisca a tenere il cliente sempre aggiornato sugli sviluppi dei contatti; disponibilità per la creazione di siti web per favorire la registrazione e l’iscrizione direttamente on-line
- Cura delle relazioni fra l’evento ed il mondo esterno: attraverso un attento studio grafico personalizzato realizziamo tutto il materiale necessario (dai programmi alle schede di adesione, dagli attestati di partecipazione ad inviti e locandine fino al kit congressuale) prendendoci cura di dare un’identità propria e sempre originale ad ogni congresso
- Gestione per ogni iscritto dei programmi di viaggio individuali, che personalizziamo con cura per garantire il miglior servizio e la maggiore comodità ma sempre secondo le vostre esigenze; emissione della relativa biglietteria aerea e ferroviaria
- Mantenimento costante dei contatti con gli ospiti in relazione alle strutture alberghiere e congressuali, garantendo con entrambi rapporti continui per assicurare la massima affidabilità ed il massimo della disponibilità, con il numero più adeguato di allotment per ogni diversa occasione
- Allestimento di help-desks e accoglienza ospiti direttamente in loco
- Fornitura e supporto tecnico relativo agli impianti audio/video ed informatici
- Servizio di hostess multilingue altamente professionali, a disposizione del cliente per tutta la durata dell’evento

LE FASI FINALI:
- Attesa degli eventuali rimborsi spese inviati dagli ospiti
- Saldo dei fee per i relatori intervenuti
- Chiusura e archiviazione delle pratiche burocratiche ed amministrative in tempi decisamente ragionevoli
- Servizio di Feedback: Executive Congress sottopone spontaneamente al cliente un giudizio sul suo operato proveniente direttamente dagli ospiti, attraverso la compilazione di appositi moduli per l’espressione del gradimento distribuiti a fine evento.

Puntare sull’esperienza e sulla professionalità di Executive Congress per l’organizzazione del proprio evento corporate, dal congresso medico al lancio aziendale celebrato con una convention, è infallibile garanzia di affidabilità e successo: dal cocktail di benvenuto alla cena di gala in una villa prestigiosa, sapremo selezionare per voi il miglior servizio di catering ed il miglior allestimento, con tutta la cura e la passione che vi meritate.